Compliance

Dans le contexte de l’obligation individuelle et de la perception de la responsabilité sociale d’entreprise (corporate social responsibility) axée sur la durabilité sociale, économique et écologique, le Conseil d’administration et le Comité de direction du groupe Sanitas considèrent la compliance comme un élément central d’une gestion d’entreprise rigoureuse et intégrée.

Ainsi, les cadres et les collaborateurs de Sanitas s’engagent à maintenir, dans leur activité, une totale intégrité et à respecter les lois, les règles de conduite internes et les plus hautes normes éthiques et morales. Il s’agit là d’un aspect essentiel de la culture d’entreprise et d’un principe fondamental de l’activité entrepreuneriale. La direction s’assure que les règles découlant de ces principes soient respectées à tous les niveaux de l’entreprise ou imposées si nécessaire. Elle exige de chaque collaborateur du groupe Sanitas un comportement intègre et conforme aux règles en toute circonstance (tolérance zéro). La compliance est donc l’affaire de tous chez Sanitas.

Structures

Un système de gestion de compliance efficace suppose des structures et des processus fiables qui permettent la mise en pratique des principes du code de conduite. La configuration structurelle et organisationnelle du système de gestion de compliance vise à éviter, dans la mesure du possible, tout comportement irrégulier ou illégal (prévention) ou du moins à l’identifier (détection) et à le corriger (résolution).

La direction est chargée au premier degré de l’organisation. La structure organisationnelle a pour objectif, par le biais d’efforts raisonnables, de remédier aux infractions et aux irrégularités ou de les identifier à temps. Le Conseil d’administration du groupe Sanitas est chargé de la surveillance et du respect des principes et des règles de compliance. Le Comité de direction du groupe Sanitas et l’organisation de ligne sont responsables de la mise en œuvre opérationnelle des règles de compliance. Dans ce cadre, chaque membre de l’organe de direction et chaque collaborateur est tenu de respecter les règles de compliance dans son propre domaine de responsabilité et d’influence. Ainsi, la compliance relève de la responsabilité de chacun dans le quotidien de l’entreprise.

Processus

Les processus de compliance sont les éléments opérationnels d’un système de gestion de compliance efficace et se composent de procédés systématiques servant, d’une part, à identifier, évaluer et vérifier les informations nécessaires au respect des règles de compliance et, d’autre part, à régler la procédure de conseil en matière de compliance pour les collaborateurs. Dans le cadre du système de gestion de compliance, les processus systématisent la procédure et la conduite en matière de prévention, d’identification et de correction ou sanction des irrégularités de compliance. Les processus de compliance sont donc intégrés dans les processus commerciaux.

Incitations et sanctions

Le groupe Sanitas responsabilise non seulement ses collaborateurs pour atteindre les objectifs d’entreprise, mais aussi pour y parvenir dans le respect des règles en vigueur. Ils sont donc à la fois responsables du succès de l’entreprise, du maintien de l’intégrité et du respect des lois et des règles dans le cadre de leur comportement commercial, et par conséquent de la protection de la réputation de Sanitas. Pour favoriser un comportement commercial conforme aux règles de compliance, les incitations constituent une motivation efficace pour les cadres et les collaborateurs. Dans le même temps, les irrégularités sont punies par des sanctions adéquates. Celles-ci peuvent aller de la réduction de droits financiers à l’avertissement et jusqu’au licenciement.

Alors que le respect des règles de compliance peut être récompensé par des incitations, le succès commercial de l’entreprise ne peut pas être rémunéré dans la mesure où cela va à l’encontre des règles de compliance ou pourrait entacher la réputation. La prise de risques par les collaborateurs en relation avec la compliance et la réputation de l’entreprise dans le contexte d’objectifs commerciaux irréalistes doit également être évitée. La direction doit s’assurer que la performance des collaborateurs, d’une part, correspond aux objectifs commerciaux et, d’autre part, respecte les règles de compliance.

Système

L’efficacité du système de gestion de compliance du groupe Sanitas est contrôlée de façon régulière et systématique à titre de prévention. Cela comprend le contrôle de la conformité des lois et des règles, des connaissances et du niveau de formation des collaborateurs ainsi que de la conformité des processus dans le contexte des pratiques commerciales.

Le groupe Sanitas soutient l’institutionnalisation des processus de contrôle pour garantir l’efficacité du système de gestion de compliance au sens général ainsi que l’intégrité et le respect des règles dans le comportement commercial de chacun et la conception d’une culture d’entreprise basée sur l’intégrité et le respect des règles. Pour ce faire, elle mise tout particulièrement sur l’initiative et la responsabilité de chacun de ses collaborateurs.

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